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AG 2023 – FAQ
< Assemblée générale d’Emmaüs Europe
ℹ️ GÉNÉRAL
✋ PARTICIPER
📋 DÉROULEMENT
🗳️ VOTE
🏛️ SE PORTER CANDIDAT·E
🧳 VOYAGE
🏨 HÉBERGEMENT ET RESTAURATION
GÉNÉRAL
- Quand et où se déroulera l’AGEE 2023 ? L’assemblée générale aura lieu du 24 au 27 octobre 2023, à Iași, en Roumanie. Elle débutera le 24 octobre matin et se terminera le 27 octobre à midi. C’est pourquoi il est demandé aux participant·es d’arriver sur place le 23 octobre. La réunion se déroulera au sein de l’hôtel Unirea.
- En quelles langues se déroulera l’AGEE 2023 ? L’assemblée générale se déroulera dans les trois langues de travail d’Emmaüs Europe – anglais, espagnol et français – grâce à une équipe d’interprètes bénévoles. Les sessions plénières seront interprétées dans les trois langues. Les ateliers seront soit linguistiques, soit interprétés dans deux de ces langues. Les documents de travail seront, quant à eux, traduits dans les trois langues.
- Où se trouvent les informations concernant l’AGEE 2023 ? L’ensemble des informations concernant l’assemblée régionale est disponible sur le site internet d’Emmaüs Europe, via l’espace membre ou directement à l’adresse emmaus-europe.org/ag2023.
PARTICIPER
- Qui peut participer à l’AGEE 2023 ? Les organisations membres à part entière ou en probation d’Emmaüs Europe peuvent participer à l’assemblée générale. L’ensemble des acteur·rices peut représenter son groupe à l’assemblée (président·es, responsables, compagne·ons, ami·es, salarié·es en insertion, salarié·es…).
- Quelle est la date limite pour s’inscrire ? Les inscriptions sont ouvertes jusqu’au 30 juin 2023.
- Quel est le nombre maximum de participant·es par groupe ? Pour des questions de place, la participation est limitée à 2 représentant·es par groupe. Néanmoins, des participant·es supplémentaires peuvent être placé·es sur liste d’attente.
- Je suis sur la liste d’attente, quand serais-je informé·e de ma participation à l’AGEE 2023 ? Après la date butoir de réception des inscriptions, le 30 juin 2023, les personnes sur liste d’attente seront contactées par ordre de réception de leurs fiches d’inscription et en fonction du nombre de places disponibles.
- Quel est le montant des frais d’inscription ? Dois-je les payer si je suis sur la liste d’attente ? Les frais d’inscription s’élèvent à 450 € par participant·e. Ils couvrent les frais de vie sur place à Iași (hébergement, repas, visites organisées) mais n’incluent pas le voyage jusqu’à Iași. Ils sont à régler au plus vite après l’inscription. Les participant·es sur liste d’attente devront également payer les frais d’inscription, mais peuvent attendre de recevoir leur confirmation de participation pour le faire. Selon les moyens de chaque groupe, il est également possible de contribuer pour une participation solidaire afin de financer les frais d’inscription d’un·e représentant·e d’un autre groupe disposant d’une très faible capacité financière.
- Mon groupe a des capacités financières limitées : comment faire une demande de prise en charge ? Les groupes justifiant d’une très faible capacité financière pour participer peuvent faire une demande de prise en charge ; si elle est acceptée, les frais de participation sont réduits, en fonction des capacités du groupe et en respectant une contribution minimale de 50 € par participant·e. Pour cela, le groupe doit adresser une demande au bureau d’Emmaüs Europe, le plus tôt possible et au plus tard le 30 juin 2023. Cette demande doit préciser brièvement la situation du groupe qui justifie la demande, et le bureau d’Emmaüs Europe demandera des précisions supplémentaires si besoin. La réponse sera donnée peu après la date de clôture des inscriptions (30 juin 2023), en fonction des participations solidaires reçues et du nombre de demandes. Dans la limite des moyens disponibles, le bureau d’Emmaüs Europe aura à cœur de favoriser la participation du plus grand nombre, représentant la plus grande variété de groupes membres.
- Comment régler les frais d’inscription ? Il est possible de régler les frais d’inscription par virement bancaire ou par chèque. Pensez à indiquer qu’il s’agit de la participation à l’AGEE 2023 ainsi que le nom de votre groupe.
- Compte : EMMAUS EUROPE
- IBAN : FR76 1027 8061 3700 0218 9490 174
- CODE BIC : CMCIFR2AXXX
- Banque :
- CREDIT MUTUEL
- CCM de la Dhuys
- 47, boulevard Rouget de Lisle
- 93100 Montreuil, FRANCE
- Objet : Participation à l’AG 2023 – Nom du groupe
- Je suis élu·e ou candidat·e, est ce que ma participation est comptabilisée avec celle de mon groupe ? Oui, les élu·es terminant un mandat et les candidat·es sont comptabilisé·es comme participant·es de leurs groupes. Elle·ils doivent donc être inscrit·es par leurs groupes via le formulaire dédié, être compté·es dans les 2 personnes inscrites et régler les frais d’inscription comme les autres participant·es.
DÉROULEMENT
- Quelle est la différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ? L’AGO est l’assemblée « classique » qui se tient tous les 4 ans et délibère sur la majorité des sujets relatifs à la vie de l’association. L’AGE dispose de pouvoirs particuliers et n’est convoquée que lorsque c’est nécessaire, et essentiellement pour discuter des modifications statutaires. En 2023, une AGE est convoquée en plus de l’AGO. Elle aura lieu le 24 octobre, en fin de journée, et aura pour but de valider l’intégration dans les statuts d’Emmaüs Europe des modifications apportées par l’assemblée mondiale à ceux d’Emmaüs International, ainsi que divers petits ajustements à la marge. Ces propositions de modification seront envoyées à tous les groupes avec les documents de travail en amont de l’assemblée. L’AGO sera composée de l’ensemble des autres temps, en particulier des conférences, tables rondes, ateliers, élections et rapports des quatre dernières années.
- En quoi consistent les visites prévues au programme ? Notre présence à Iași sera l’occasion de découvrir la ville et surtout les actions du groupe Emmaüs Iași. Des visites de ses activités sont prévues en début et fin d’assemblée. Leur programme sera affiné dans les mois qui viennent, mais elles permettront de découvrir la maison de vie de la communauté, le magasin du centre-ville, la communauté rurale de Popesti et la grande parcelle agricole du Belvédère. Un transport collectif sera organisé entre ces différents sites. Les visites sont prévues le 23 octobre après-midi et le 27 octobre matin et doivent être prises en compte dans la réservation de vos trajets. Sur chaque créneau, une visite longue parcourra le Belvédère et Popesti, tandis qu’une visite courte permettra de découvrir les sites du centre-ville de Iași. Chaque visite sera organisée, autant que nécessaire, dans les trois langues du mouvement.
- Quels sont les horaires des visites ? Le 23 octobre, la visite “rurale” (Belvédère, Popesti) sera organisée entre 14 h et 17 h 30, tandis que la visite “urbaine” (centre-ville) aura lieu de 16 h à 17 h 30. Le 27 octobre, elles se tiendront respectivement de 9 h à 12 h 30 et de 9 h à 10 h 30. Attention, ces horaires sont approximatifs et donnés à titre indicatif.
Il est possible de s’inscrire à l’une des visites le lundi et à l’autre le vendredi, mais pas de suivre les deux parcours d’une même journée.
VOTE
- Quelles sont les conditions à remplir pour pouvoir voter ? Chaque groupe membre à part entière d’Emmaüs Europe, à jour de ses cotisations pour les années 2019, 2020, 2021 et 2022, peut voter à l’assemblée générale, sous réserve de se faire représenter de l’une des deux manières suivantes :
- Si le groupe peut participer à l’assemblée générale : il doit donner pouvoir à l’un·e de ses membres pour voter au nom du groupe.
- Si le groupe ne peut pas participer : il peut donner procuration à un autre groupe pour voter en son nom ou faire une procuration en blanc. Chaque groupe peux porter un maximum de deux procurations en plus de son propre mandat. Les procurations laissées en blanc seront réparties parmi les groupes présents par la présidente d’Emmaüs Europe.
Les modèles de ces documents sont disponibles sur le site internet ou auprès du secrétariat. Pouvoirs comme procurations doivent être envoyé·es au secrétariat d’Emmaüs Europe avant le 30 juin 2023.
Les groupes en probation sont invités à participer à l’assemblée générale mais ne votent pas.
- Je n’ai pas la possibilité de venir à Iași, comment faire entendre ma voix ? En cas d’empêchement, chaque organisation disposant d’une voix peut se faire représenter par une autre organisation membre d’Emmaüs Europe grâce à une procuration (voir point précédent). Pour des questions logistiques, les procurations doivent être envoyées le plus tôt possible à Emmaüs Europe, et au plus tard le 30 juin 2023. Afin de donner le plus grand sens possible à sa procuration, chaque groupe est bien entendu encouragé à préciser sur celle-ci ses positions sur certains votes, ou à échanger en amont avec le groupe qui le représentera pour partager ses interrogations et positionnements.
- Où trouver les documents pour voter ? Il est possible de télécharger les pouvoirs et procurations sur le site internet d’Emmaüs Europe : emmaus-europe.org/ag2023.
- Qui peut porter un pouvoir et une procuration ? Toute personne habilitée par la·e représentant·e légal·e d’un groupe peut porter le pouvoir de ce dernier. Les procurations éventuellement portées par un groupe sont dans les faits portées par la personne détenant le pouvoir de ce groupe. Chaque groupe peut porter deux procurations au maximum, en plus de sa propre voix. Les pouvoirs et procurations peuvent être attribués de façon différenciée pour les assemblées générales ordinaire et extraordinaire.
- Quelles sont les modalités de vote pendant l’assemblée ? Chaque groupe présent ou représenté dispose d’une voix et toutes les voix ont le même poids. La plupart des votes ont lieu à main levée. A cette fin, chaque délégué·e porteur·euse d’un mandat se voit remettre des bulletins de vote de couleur pour indiquer son choix. Si 10 % des organisations votantes le demandent, ou dans le cas des votes concernant des personnes (élections notamment), le vote a lieu à bulletin secret. Les modalités exactes de vote seront affinées d’ici à l’assemblée et expliquées lors de celle-ci. Les préoccupations ou recommandations à ce sujet peuvent être adressées au secrétariat d’Emmaüs Europe avant le 30 juin.
SE PORTER CANDIDAT·E
- A quels mandats est-il possible de se porter candidat·e ? A l’occasion de l’assemblée générale 2023, la·e président·e et 12 Conseiller·es d’Emmaüs International seront élu·es.
- Président·e : La·e président·e d’Emmaüs Europe est élu·e par l’assemblée générale. Elle·il a la charge de l’exécution des décisions de l’assemblée générale, du conseil régional et du bureau, qu’elle·il préside. Elle·il est élu·e pour un mandat de deux ans*, réalisé entre deux assemblées générales ordinaires, renouvelable une fois. Elle·il représente Emmaüs Europe sur le plan légal, devant les tiers et en justice, à l’intérieur du territoire européen. Pour plus d’information, se reporter aux statuts d’Emmaüs Europe.
- Conseiller·es d’Emmaüs International : Les 12 conseiller·es d’Emmaüs International de la région Europe sont élu·es par l’assemblée générale d’Emmaüs Europe et interviennent aux niveaux régional et international du mouvement. Elle·ils sont à la fois membres du conseil régional de leur région, et du Conseil d’administration d’Emmaüs International. Leur mandat est de deux ans*, renouvelable une fois. Les conseiller·es d’Emmaüs International doivent posséder une connaissance de la vie des groupes mais également une vision des problématiques internationales et des enjeux futurs auxquels Emmaüs doit faire face.
Chaque organisation membre dans la région n’a le droit de présenter qu’un·e seul·e candidat·e à ces élections. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le guide du conseiller d’Emmaüs International ainsi que les statuts d’Emmaüs International et d’Emmaüs Europe.
*Voir « Quelle est la durée des mandats ? »
- Qui peut se porter candidat·e ? Tout·e membre d’un groupe Emmaüs, quel que soit son statut (bénévole, compagne·on, élu·e, salarié·e…), peut se porter candidat·e aux fonctions de président·e et CEI, à condition que cette candidature soit validée par le groupe d’appartenance. Il est également recommandé que la candidature soit soutenue par l’organisation nationale, quand elle existe.
Le nombre de mandats est limité à deux, indépendamment de la durée* de ceux-ci :- les membres n’ayant jamais été élu·es peuvent donc se présenter en 2023, puis briguer un renouvellement de leur mandat en 2025 ;
- les personnes achevant leur premier mandat peuvent se présenter à nouveau pour un dernier mandat ;
- les élu·es ayant déjà siégé dans plusieurs mandatures ne peuvent plus se présenter.
*Voir « Quelle est la durée des mandats ? »
- Quelle est la durée des mandats ? Les mandats sont habituellement de quatre ans, renouvelables une fois. Cependant, la période 2023-2025 représente une phase de transition dans l’inversion de calendriers des assemblées européenne et internationale d’Emmaüs. Exceptionnellement, les mandats seront donc de deux ans (2023-2025), renouvelables une fois pour quatre ans (2025-2029) pour les nouveaux et nouvelles élu·es.
- Comment se porter candidat·e ? Pour postuler aux différentes fonctions, vous êtes invité·es à envoyer votre CV exposant votre parcours, une lettre exposant votre vision et les objectifs que vous souhaiteriez porter dans le cadre du mandat ainsi qu’une lettre de soutien du groupe d’appartenance au secrétariat d’Emmaüs Europe. Il est conseillé de joindre également une lettre de soutien de l’organisation nationale d’appartenance. Il est nécessaire d’appartenir à un groupe membre d’Emmaüs Europe et d’Emmaüs International.
- Quelle est la date limite pour se porter candidat·e ? Les candidatures doivent être envoyées au secrétariat régional avant le 30 juin 2023.
- Comment en savoir plus sur les instances et les membres qui les composent actuellement ? Pour plus d’information, visitez le site internet d’Emmaüs Europe. Les actuel·les membres du conseil régional se tiennent à votre disposition pour échanger sur leurs missions et responsabilités, afin de vous accompagner vers une éventuelle candidature. N’hésitez pas à contacter le secrétariat d’Emmaüs Europe, qui pourra vous mettre en lien avec les élu·es.
VOYAGE
- Quelles sont les dates d’arrivée et de départ ? L’assemblée générale débutera le 24 octobre au matin, et se terminera le 27 octobre à midi. Les participant·es doivent ainsi arriver la veille de l’assemblée générale, le 23 octobre, et repartir à la fin de l’assemblée, le 27 octobre, après-midi.
- Comment rejoindre Iași ? La ville de Iași dispose d’un aéroport international, situé à 7 km et 15-20 minutes du centre-ville et de l’hôtel Unirea. Des bus sont synchronisés avec les vols et permettent de rejoindre le centre-ville, et on trouve également des taxis à l’aéroport. L’hôtel dispose également d’un parking gratuit pour les groupes qui souhaiteraient venir en voiture. Des accès en bus et train existent également ; attention, l’état des infrastructures rend les trajets assez longs. Au besoin, le secrétariat d’Emmaüs Europe et l’équipe d’Emmaüs Iași se tiennent à votre disposition pour plus d’informations sur ces options.
- Le secrétariat d’Emmaüs Europe peut-il réserver/modifier mon voyage ? Non. Pour des raisons logistiques, le secrétariat d’Emmaüs Europe n’est pas en mesure d’effectuer vos réservations ou modifications de voyage.
- Est-ce qu’un voyage collectif à destination de Iași est organisé ? Aucun voyage collectif n’est organisé. Chacun·e est invité·e à prendre ses dispositions pour se rendre à Iași.
- A l’arrivée à Iași, quelqu’un viendra-t-il me chercher ? Et au retour ? Aucun ramassage à l’aéroport n’est organisé. Chacun·e est invité·e à rejoindre le lieu de réunion par ses propres moyens et à ses propres frais. Attention, la monnaie locale est le leu*.
- Quelle est la monnaie en Roumanie ? La monnaie locale est le leu (pluriel : lei / symbole : RON). Début 2023, le taux de change est d’environ 1 € ~ 5 lei. Le paiement par carte bancaire est très répandu. Si vous prévoyez de retirer de l’argent sur place, il est préférable d’avertir votre banque en amont, pour éviter un blocage de sécurité. Il est également possible de changer des espèces sur place. A l’heure actuelle, il est plutôt plus avantageux d’apporter des espèces à changer / retirer des espèces sur place.
- Pourquoi est-ce important d’informer le secrétariat régional de mon itinéraire ? Pour des raisons logistiques et organisationnelles, merci de transmettre vos itinéraires de voyage au secrétariat d’Emmaüs Europe. Pensez également à communiquer un numéro de téléphone de contact ou, si vous voyagez en groupe, un numéro de contact du groupe. Ces informations permettront au secrétariat d’être au courant de vos éventuels retards ou modifications d’itinéraires, de prendre les dispositions nécessaires vis-à-vis des hébergements et de la tenue de l’assemblée, et de s’assurer à tout moment qu’aucun·e participant·e ne rencontre de problème.
HÉBERGEMENT ET RESTAURATION
- Est-ce qu’Emmaüs Europe s’occupe de l’hébergement ? Emmaüs Europe s’occupe de l’hébergement mais uniquement pour la période de l’AGEE 2023, à savoir du 23 au 27 octobre 2023.
- Est-il possible d’arriver avant le 23 octobre / repartir après le 27 octobre 2023 ? Cela est tout à fait possible. Néanmoins, Emmaüs Europe s’occupe de l’hébergement uniquement pour la période de l’assemblée générale. Chacun·e est alors invité·e à réserver et prendre en charge un hébergement en fonction de ses dates de voyage.
- Où serais-je hébergé·e ? L’hébergement est organisé à l’hôtel Unirea, où se déroulera également l’assemblée.
- Quelles sont les conditions d’hébergement ? L’hébergement est organisé en chambres doubles (avec lits séparés) non mixtes avec salle de bain. Il est possible d’émettre une demande sur la composition des chambres ; nous ferons au mieux pour la satisfaire mais nous ne pouvons pas nous engager à y répondre favorablement. A titre d’information, les chambres sont en principe équipées du matériel suivant : baignoire-douche, sèche-cheveux, coffre-fort, internet, télévision, téléphone ; il est également possible d’y préparer du café et du thé, et l’accès au centre spa de l’hôtel est offert aux client·es.
- Où auront lieu les repas ? Les repas sont organisés dans l’hôtel Unirea, où sont également les hébergements et lieux de réunion.
- J’ai un régime alimentaire spécifique, des besoins particuliers, que faire ? En cas de régime alimentaire spécifique ou de besoins particuliers, merci de l’indiquer sur le bulletin d’inscription.
